Jaką niszczarkę do dokumentów kupić?

Według artykułu 51. Ustawy o Ochronie Danych Osobowych z 1997 roku, każdy kto administrując zbiorem danych lub będąc obowiązany do ochrony danych osobowych, udostępnia je lub umożliwia dostęp do nich osobom nieupoważnionym, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.

Niefrasobliwe wyrzucenie do kosza ważnych dokumentów, które zawierają dane osobowe może równać się przekazaniu ich w niepowołane ręce. Odsiadka dwóch lat w więzieniu nie jest perspektywą kuszącą. Lepiej zatem dokumenty zawierające drażliwe informacje zniszczyć. Pomoże w tym niszczarka.

Rodzaje

Na rynku jest wiele rodzajów niszczarek. Decydując się na dany model, należy zwrócić uwagę do jakiego odbiorcy adresowane jest urządzenie. W zależności od wydajności (o parametrach czytaj w dalszej części artykułu) niszczarki produkowane są na potrzeby:

• małych biur i firm domowych
• średnich biur
• dużych biur

To oczywiste, że jednoosobowa firma mieszcząca się na poddaszu prywatnego domu będzie potrzebować innej niszczarki niż biura korporacyjne. Dla tych ostatnich przygotowano osobną ofertę – niszczarki centralne, obsługujące całe piętra biurowców.

Dobór niszczarki zależy również od stopnia tajności dokumentów, które trafią w jej „paszczę”. Dlatego masz do wyboru dwa rodzaje niszczarek wyposażonych w różne systemy cięcia:

• w paski (strip cut)
• w ścinki (cross cut)

strip cut	cross cut
Kobra SS4	Fellowes P70 CM

Niszczarki tnące dokumenty w ścinki spełniają wyższe normy tajności dokumentów. Kosztują odpowiednio więcej i droższe jest ich serwisowanie.

Parametry

Jednym z najważniejszych parametrów niszczarek jest wielkość ścinek i szerokość pasków, na które szatkowane są dokumenty. Wybrana niszczarka powinna ciąć dokumenty na paski i ścinki o określonej przez normę DIN 32757 wielkości.

Norma DIN 32757 definiuje pięć klas tajności dokumentów. Szczegóły w poniższej tabeli.

Na potrzeby amerykańskich agencji rządowych firma HSM opracowała jeszcze jedną klasę tajności dokumentów – VI. Według tej klasy, dokumenty powinny być poszatkowane na ścinki o rozmiarach 1 x 5 mm.

Inne istotne z punktu widzenia użytkowników parametry to:

• szerokość wejścia
• wydajność
• pojemność kosza
• poziom hałasu

Szerokość wejścia

Bardzo wydajna niszczarka
HSM Classic 386.2Zależy oczywiście od przeznaczenia niszczarki. Na rynku są specjalne małe niszczarki przeznaczone do szatkowania płyt CD i kart plastikowych, jak również ogromne kombajny do likwidowania kilkuset arkuszy naraz. Szczelina w najmniejszych niszczarkach ma szerokość 130 mm, w największych nawet 500 mm. Standardowe biurowe urządzenia mają szerokość wejścia od 220 do 300 mm.

Wydajność

Nad tym parametrem warto głębiej się zastanowić. Najmniej wydajne drukarki jednorazowo mogą przemielić 5 kartek papieru. Najbardziej wydajne urządzenia centralne nawet 650 arkuszy – niektóre potrafią zamienić w malutkie skrawki pół tony papieru na godzinę.

Jeżeli potrzebujesz niszczarkę do małego, jednoosobowego biura 5 kartek to wartość całkowicie wystarczająca.

Do biur w średnich i większych firmach lepszym wyborem będzie niszczarka o wydajności ponad 10 arkuszy.

Pamiętaj, że wydajność podawana jest dla papieru o gramaturze 70 g. Jeżeli papier będzie grubszy, automatycznie spadnie wydajność drukarki.

W dużej firmie warto również zainwestować w urządzenie przystosowane do pracy ciągłej. Nie będziesz wtedy czekać, aż silnik niszczarki ostygnie po poszatkowaniu kilkunastu kartek.

Pojemność kosza

W niszczarkach do małych biur pojemność kosza na ścinki lub paski wynosi najczęściej od 5 do 15 litrów. Pojemność kosza w urządzeniach przeznaczonych dla większych biur rozpoczyna się od 25 l.

W niszczarkach centralnych stosowane są ogromne worki na ścinki – grubo powyżej 100 l.

Poziom hałasu

Jeśli niszczarka ma pracować w tym samym pomieszczeniu, w którym pracują ludzie, warto wybrać urządzenia najcichsze, emitujące hałas na poziomie ok. 50 - 60 dB.

Funkcje i właściwości

Wszystkie niszczarki na rynku oprócz papieru mogą ciąć zszywki i spinacze biurowe. Niektóre modele wyposażone są w noże, które z powodzeniem poradzą sobie z płytami CD/DVD, kartami magnetycznym, kredytowymi i dyskietkami komputerowymi.

Niektóre niszczarki centralne bez problemu poszatkują tekturę, kartonowe pudła, plastikowe butelki, a nawet puszki po napojach.

Kobra Cyclone - prawdziwe monstrum wśród niszczarek;
wydajność - 500 arkuszy i 400 kg papieru na godzinę.
Tnie papier, karton, plastikowe butelki i puszki aluminioweNiezwykle wygodny jest system start/stop. Niszczarka automatycznie rozpoczyna pracę, kiedy w szczelinie znajdzie się papier i kończy, gdy zostanie już poszatkowany.

Bardzo przydatne w pracy niszczarki są różnego rodzaju systemy zapobiegające zapychaniu się mechanizmu tnącego (np. system Jam Blocker w niszczarkach Fellowes). Jeśli jednorazowo podasz zbyt duży plik dokumentów, taki system to rozpozna i wycofa „ładunek”.

Funkcja cofania. Odwraca pracę niszczarki – nie oznacza to, że scala pocięte skrawki, lecz że wypycha włożone dokumenty na zewnątrz. Przydatne w sytuacjach, kiedy przecenisz możliwości niszczarki i ją zablokujesz.

Należy pamiętać również o tym, że mechanizm tnący w niszczarkach może być niebezpieczny. Niektóre urządzenia
Rexel Auto 500X
z automatycznym podajnikiemwyposażone są w specjalne czujniki, które zatrzymują pracę w momencie, kiedy ktoś dotknie szczeliny na papier.

Niektóre niszczarki posiadają podajniki. Nie musisz nad takim modelem stać i ręcznie podawać dokumenty. Sprzęt przeznaczony do archiwów i tym podobnych instytucji może być nawet wyposażony w podajnik taśmowy.

Przydatny jest także czujnik wypełnienia kosza, który za pomocą diody poinformuje Cię o tym, że kosz należy opróżnić.

Dostępne są również urządzenia umożliwiające segregacje odpadów. Wyposażone są szczeliny i kosze do różnego typu nośników informacji – inne do papieru, inne do płyt CD i plastikowych kart.

Pozornie mało istotny szczegół to kółka. Jeżeli jednak kupisz większe urządzenie, które będzie w nie wyposażone, z pewnością docenisz ich obecność, kiedy w biurze będzie konieczne przemeblowanie.

Kosz zamykany na klucz – rzecz przydatna w niszczarkach przeznaczonych dla biur posiadających dokumenty o najwyższym statusie tajności.

Niektóre modele niszczarek wyposażone są także w różnego rodzaju gadżety – np. posiadają wyświetlacz LCD, liczą ilość poszatkowanych kartek, pokazują czas pracy itp.

Producenci i ceny

Oto lista najlepszych producentów niszczarek dokumentów:

• Dahle
• Fellowes
• GBC
• HSM
• Kobra
• Rexel
• Wallner

Ceny są bardzo zróżnicowane. Za najtańsze urządzenie zapłacisz ok. 150 zł, za najdroższe ponad 100 tys. zł. Najczęściej jednak niszczarki do małych i średnich firm kosztują od 200 do 500 zł.

Profesjonaliści, którzy mają do czynienia z dużą ilością dokumentów powinni przygotować się na nieco większe wydatki – od ok. 900 złotych w górę.

Podsumowanie

Niszczarka ułatwia życie, a nawet może uchronić przed kłopotami. Wielokrotnie do mediów docierały informacje o znalezionych na wysypisku lub w lesie porzuconych poufnych dokumentach. Do właściciela takich odpadów łatwo dotrzeć, a konsekwencje w takim wypadku są nieprzyjemne. Lepiej już zainwestować w niszczarkę i problem niepotrzebnych dokumentów zamienić z stertę bezładnych ścinków.

Jeśli nie zamierzasz jednak inwestować w niszczarkę, a obracasz tonami dokumentów rocznie, jest dla Ciebie alternatywne rozwiązanie. W dużych miastach funkcjonują firmy, które niszczą dokumenty z zachowaniem normy tajności, zaś ścinki ponownie przetwarzają. Jest to rozwiązanie stosunkowo niedrogie i ekologiczne.